Smart Workplace: che cos’è e quali sono i vantaggi?

Negli ultimi anni, abbiamo assistito a una profonda rivoluzione nel modo in cui il lavoro è organizzato. La pandemia e il "remote working" hanno accelerato un processo in corso, introducendo modalità flessibili di lavoro. In questo articolo, esploreremo il concetto di smart workplace alla luce di queste trasformazioni.

Cosa significa Smart WorkPlace?

Oggi, ci troviamo a discutere di lavoro agile, modalità di collaborazione ibride e la sempre più evidente convergenza tra il mondo fisico e digitale. Questi elementi rappresentano un fenomeno che le aziende devono comprendere e abbracciare, riconoscendo che il futuro del lavoro sarà plasmato da tali tendenze.

Gli smart workplace rappresentano una nuova frontiera, ormai consolidata. Grazie alla combinazione di tecnologia e progettazione, questi spazi possono offrire un ambiente di lavoro flessibile, collaborativo e sostenibile, in grado di soddisfare le esigenze dei dipendenti e delle aziende.
Uno studio condotto da IDC con CISCO*  ha rilevato che "il 45% dei dirigenti aziendali e tecnologici afferma che i modelli di lavoro a distanza e ibrido faranno parte integrante delle procedure di lavoro condivise d'ora in avanti.”

La trasformazione organizzativa

Organizzazioni di diverse dimensioni, dalla piccola impresa alle grandi corporation, stanno attualmente adattando la loro cultura e i processi aziendali per incorporare in modo stabile questi cambiamenti.

Parole d'ordine in questo contesto sono flessibilità e collaborazione. Coloro che optano per il lavoro in un ufficio tradizionale avranno nuove esigenze, come l'opportunità di connettersi con colleghi e partner, anche quando non sono fisicamente presenti.

L'ufficio acquisirà un nuovo ruolo fondamentale come luogo di socialità e scambio diretto e indiretto. Ciò sarà reso possibile attraverso spazi flessibili, collaborativi e connessi. Il lavoro ibrido diventa un modello strategico che integra benessere dei dipendenti e produttività aziendale.

Caratteristiche e vantaggi degli smart workplace

Gli smart space aziendali sono caratterizzati da una serie di elementi comuni:

• Flessibilità: sono progettati per adattarsi alle diverse esigenze dei dipendenti, che possono scegliere dove e quando lavorare;
• Collaborazione: favoriscono la collaborazione tra colleghi, anche a distanza;
• Sostenibilità: hanno anche l’obiettivo di ridurre l'impatto ambientale.

I vantaggi di questi luoghi fisici e virtuali sono molteplici:

• Comfort personalizzato: è possibile agire immediatamente su temperatura, illuminazione e qualità dell'aria per rispondere alle esigenze individuali, migliorando l’ambiente di lavoro.
• Ottimizzazione dei costi:
  • Il consumo energetico è tenuto sotto controllo grazie a dispositivi avanzati come contatori, termostati e illuminazione intelligenti.
  • La riduzione dei costi di manutenzione è resa possibile dalla capacità di prevedere e prevenire potenziali guasti o problemi prima che si verifichino attraverso l’analisi predittiva.
• Maggiore produttività: Facilitano la comunicazione, la collaborazione, la creatività e l'apprendimento, contribuendo a un ambiente di lavoro più dinamico.
• Riduzione di distrazioni e stress: creano un ambiente più sano e produttivo che:
  • Minimizza le distrazioni grazie alla progettazione di spazi che riducono i rumori indesiderati
  • Riduce lo stress attraverso la creazione di un ambiente fisico e digitale che supporta il benessere psicologico
  • Mira a ridurre l'affaticamento con l’ottimizzazione di spazi e risorse, garantendo che i dipendenti possano svolgere le proprie attività in modo più concentrato e sereno.
• Più sicurezza:
  • Accesso sicuro controllato tramite biometria, riconoscimento facciale o codici QR.
  • Rilevamento di intrusioni, incendi o perdite per garantire un ambiente sicuro.
• Raccolta dati utili: Monitoraggio dei comportamenti, preferenze e feedback per fornire dashboard e report in tempo reale per il processo decisionale.

Soluzioni per affrontare le sfide degli smart space aziendali

Le principali sfide che questi ambienti di lavoro connessi devono fronteggiare sono quattro:

Privacy

La raccolta di dati personali solleva questioni di privacy, richiedendo politiche chiare e trasparenti e per farlo si dovrà:

1. implementare tali politiche di gestione dei dati, informando gli utenti sui tipi di dati raccolti e le finalità
2. utilizzare tecniche di anonimizzazione e crittografia per proteggere i dati sensibili.
    

Sicurezza

Per tutelarsi da potenziali attacchi esterni, si può procedere con:

1. implementare protocolli robusti di sicurezza informatica per proteggere i dati e le connessioni
2. utilizzare autenticazione a più fattori per garantire l'accesso solo a utenti autorizzati.
    

Interoperabilità

Per garantire la capacità di sistemi o componenti diversi di operare in modo sinergico, interagendo e scambiando informazioni tra loro, è necessario:

1. adottare standard aperti e protocolli comuni per garantire la compatibilità tra i diversi componenti degli Smart Space
2. collaborare con fornitori che supportano standard aperti per facilitare l'integrazione.
    

Adozione

Nei contesti lavorativi si potranno incontrare delle resistenze all’utilizzo di una tecnologia più avanzata, per cui è importante:

1. fornire formazione approfondita agli utenti sull'utilizzo degli strumenti, evidenziando i benefici pratici
2. coinvolgere attivamente gli utenti nel processo decisionale e nell'implementazione per favorire l'accettazione.

Implementare queste soluzioni contribuirà a creare un ambiente Smart Workplace più sicuro, interoperabile e accettato, garantendo nel contempo la tutela della privacy degli utenti.

Quali sono le tecnologie utilizzate?

La chiave del successo di questo modello risiede nella tecnologia e nella progettazione degli spazi. Soluzioni come Collaboration e Unified Communication, sistemi audio-video multimediali e interattivi progettati per il lavoro ibrido collegano il mondo digitale e fisico, consentendo la collaborazione indipendentemente dal luogo, momento e modalità di lavoro. Queste tecnologie consentono di automatizzare i processi, migliorare la sicurezza e la gestione degli spazi e facilitare la collaborazione tra i dipendenti.

Tra le tecnologie più utilizzate in questi spazi troviamo:

• Sensori e IoT: i sensori, dispositivi IoT, display possono essere utilizzati per raccogliere dati sull'utilizzo degli spazi e sui comportamenti dei dipendenti. Questi dati possono essere utilizzati per migliorare la progettazione e la gestione degli spazi. Ad esempio tramite uno smartphone visualizzare una sala riunioni libera, una scrivania disponibile o regolare illuminazione e temperatura
• Tecnologie di collaborazione: le tecnologie di collaborazione, come le videoconferenze e le soluzioni di condivisione dello schermo, consentono ai dipendenti di collaborare anche a distanza.
• Piattaforme cloud, sono i server che memorizzano ed elaborano i dati provenienti dai dispositivi IoT. Utilizzano l’AI algoritmi per analizzare modelli, tendenze, anomali, ecc. forniscono inoltre API per l’accesso ai dati da parte di applicazioni di terze parti.
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Questi componenti comunicano tra loro utilizzando protocolli wireless come Wifi e Bluetooth.
 

Chi viene coinvolto?

La visione disegnata a livello aziendale dai manager viene poi “messa a terra” con l’aiuto degli IT manager e realizzata grazie all’intervento di alcune figure chiave:

• Architetti che progettano o ripensano gli spazi dando loro nuova veste e nuove funzioni;
• Progettisti audio video che disegnano le migliori soluzioni multimediali che si adattino agli spazi;
• Fornitori di tecnologie per la collaborazione, digital signage, sistemi audiovideo multimediali;
• System integrator per integrare e far dialogare impianti e tecnologie diversi.

Il viaggio verso spazi di lavoro smart per il lavoro ibrido, inclusivi e collaborativi per il benessere delle persone, è iniziato!

Ti interessa questo argomento? Ne parleremo a MIR, dal 12 al 14 aprile 2026.